Översikt lagar och regler

Det är en vanlig missuppfattning av man måste göra bokföringen i kronologisk ordning. Denna uppfattning kommer från tiden innan bokföring började att skötas med hjälp av datorer, då det innan dess inte fanns samma möjligheter att sortera listor och transaktioner på godtyckligt sätt.

Bokföringslagen 5 kapitlet 1 § säger:

Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

I datorbaserad bokföring kan grundbokföring presenteras i form av en verifikationslista, och huvudboken sorteras automatiskt i datumordning oavsett om bokföringen har gjorts i kronologisk ordning eller ej.

Bokföringslagen 5 kapitlet 2 § säger

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Kontant försäljning måste alltså bokföras löpande dagligen. Hur ofta andra slags affärshändelser måste bokföras beror på hur stort företaget är och hur många affärshändelser som företaget har. Generellt sett så måste bokföringen göras inom 50 dagar efter utgången av den månad som en affärshändelse ägt rum. För företag med en omsättning som understiger tre miljoner kronor måste bokföringen göras senast 50 dagar efter utgången av det kvartal som en affärshändelse ägt rum. Företag som har en omsättning om högst en miljon kronor och om det normalt förekommer högst 50 verifikationer per räkenskapsår får sköta sin bokföring årsvis, men den måste vara klar senast 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade. För enskilda firmor som uppfyller dessa krav och som inte har gränsöverskridande transaktioner inom EU så räcker det om bokföringen är klar till den dag som inkomstdeklaration ska lämnas.

Bokföringslagen 5 kapitlet 7 § säger

Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för affärshändelsen samt var dessa finns tillgängliga.

I praktiken behöver du som småföretagare mest fundera på detta när du upprättar en verifikation, vilket nästan uteslutande är när du skapar kvitto eller faktura för den försäljning du gör. Om du använder dig av ett faktureringsprogram så sköter detta sig i stort sett av sig själv bara du fyller i alla företagsuppgifter när du börjar att använda programmet. När det gäller utgifter så finns det enligt vår erfarenhet ett antal dokument som oftast misstas som kompletta verifikationer fast de inte är det:

• Påminnelser/inkassokrav. Dessa är underlag för eventuella påminnelseavgifter och dröjsmålsräntor, men i de flesta fall inte för kostnad och moms som specificeras på originalfakturan som det påminns om. För bokföringen måste även originalfakturan registreras, och om du saknar den behöver du kontakta leverantör om en fakturakopia. 
• Orderbekräftelser och leveransbekräftelser. Även om dessa ibland innehåller all information om moms och vilken produkt eller tjänst som levererats så är de inte de slutliga dokumenten om att köp har slutförts. Ordrar kan avbokas och inköp kan delas upp i olika leveranser. Så den faktiska verifikationen är det kompletta kvittot på att betalning har gjorts, eller faktura som sammanfattar och innehåller all information om köpet som gjorts. 
• Kortslipp från betalkortsterminal. Dessa ”kvitton” är bara ett bevis på att betalning har gjorts, men inte för vad som köpts. Det står ofta ”Ej kvitto” på dessa. Kvittot på köpet är det som behövs, där det även står all information om moms och vilka artiklar som betalats för. 
• Betalningskvittens från banken eller t.ex. PayPal eller Klarna. Dessa räcker inte, det måste finnas kvitto eller faktura där det tydligt framgår vad som köpts och av vem. Betalar du via Klarna eller PayPal måste du ändå se till att du får ett kvitto från leverantören där all information in inköpet framgår.
• Underlag med annan fakturamottagare än ditt företag. Det får varken stå ditt eget namn (Såvida du inte har enskild firma) eller något annat företagsnamn som fakturamottagare på en faktura, även om det handlar om utlägg. Det är ditt företag som måste ha betalningsansvaret för det som köpts, och det räcker inte med att kalla inköpet som utlägg ifall det är någon annans namn som står på underlaget.