Hoppa till innehåll 
Utlägg och vidarefakturering i småföretag
Introduktion till utlägg och vidarefakturering
Utlägg och vidarefakturering är två termer som ofta förväxlas och blandas ihop på olika sätt, så i denna artikel försäker vi att reda ut röran åt dig!
Utlägg
Det finns två typer av utlägg som man behöver ha koll på. Utlägg som du personligen gör åt ditt eget företag, och utlägg som ditt företag gör och sedan fakturerar till en kund. Utlägg betyder att man betalar någonting som det egentligen är någon annan som är betalningsansvarig för, och sedan får ersättning för det. Att betala någonting och sedan få ersättning för det betyder inte nödvändigtvis att det är utlägg, utan det kan lika gärna vara kostnader som man skall vidarefakturera. Skillnaden handlar om vem det är som är betalningsansvarig, vilket i normalfallet är den vars namn som står som köpare på kvittot eller fakturan.
Utlägg för ditt eget företag
Utlägg som du personligen gör för ditt företag måste ha ditt företag som fakturamottagare. Såvida du inte driver en enskild firma så får det då alltså inte stå ditt eget namn på ett kvitto eller en faktura, det är företagets namn som måste framgå. Om du har abonnemang eller avtal i ditt eget namn måste du ändra till företagets. Om du t.ex. beställer en ny dator och betalar med faktura så kan du inte dra av den fakturan i din bokföring ifall fakturan är utställd till dig privat och inte till ditt företag. Det är en vanlig missuppfattning att man tror att man då kallar det för utlägg och sedan bokför fakturan, det får man alltså inte. Om du råkar missa detta så försök kontakta leverantören och be dem om en ny faktura i företagets namn. Skatteverket gör undantag för kostnader som är direkt relaterade till din tjänsteutövning, t.ex. ett kvitto för en tjänsteresa där ditt namn står som passagerare men företagets namn finns inte med. Det görs även undantag för kvitton till lägre belopp där det inte framgår vem som är köparen.
Utlägg för kunds räkning
”Utlägg” som du gör för din kunds räkning är i de flesta fall tekniskt sett inte utlägg, utan kostnader som skall vidarefaktureras. Skillnaden handlar om vem det är som är betalningsansvarig för köpet. Är det ditt företags namn som står på fakturan för inköpet så handlar det om vidarefakturering, och om det kan du läsa i nästa avsnitt.
När det faktiskt handlar om utlägg så är det antingen fakturor med din kunds namn som fakturamottagare som ditt företag betalat, eller mindre kvitton som inte har någon köpare angiven. Dessa utlägg bokförs inte som kostnader i ditt företag, utan de bokförs som en fordran på din kund. Kvittona och fakturorna skickas till kunden som bokför dem i sin bokföring, och som sedan betalar tillbaka skulden som uppstått för dessa kostnader till ditt företag. Utläggen bör för tydlighetens skull inte faktureras, utan det är bättre att skicka en sammanställd utläggsrapport som specificerar alla kostnader och den totala summan att betala tillbaka. Man kan sammanställa det på en faktura om man gör det väldigt tydligt att det handlar om utlägg, men risken med det är att det förväxlas med vidarefakturering
Att hantera utlägg på detta sätt är väldigt ovanligt, och används i stort sett bara när kunden inte är momsregistrerad och inte vill betala en högre momskostnad än den ursprungliga kostnaden. För ett momsregistrerat företag spelar det ingen roll om resekostnaden fakturerades med 6 eller 25 procents moms eftersom företaget ändå drar av hela momsen, men för t.ex. en myndighet som inte är momsregistrerad så blir kostnaden högre om tågbiljetten faktureras med 25 procents moms.
Vidarefakturering
Kostnader som skall vidarefaktureras bokförs som kostnader i din egen bokföring, och sedan lägger du på inköpsbeloppen för de kostnaderna exklusive moms på din kundfaktura, och lägger på samma momssats som på resten av fakturan oavsett vad momssatsen var på inköpet. Originalkvittona behåller du själv och skickar inte till kunden. Kunden kan dock vilja ha kopior på kvittona och fakturorna för att verifiera kostnaderna.
Exempel på vidarefakturering
För att göra det tydligare för dig presenterar vi här några vanliga exempel på sådant som det kan bli missförstånd med.
Exempel 1:
Du säljer konsulttjänster och skall vidarefakturera en resekostnad för en tågbiljett som du betalade 1 060 kr för. Kostnaden för tågbiljetten var 1 000 kr + 60 kr moms, då det är 6 procent moms på tågbiljetter.
Du debiterar 1 000 kr per timme och har jobbat 160 timmar. Totalt kommer du då att fakturera 1 000 kr x 160 + 1 000 kr = 161 000 kr + 25 procent moms. Totalt 201 250 kr. Att det var 6 procent moms på tågbiljetten påverkar alltså inte momsen på den vidarefakturerade kostnaden.
Exempel 2:
Du säljer konsulttjänster inom media och fakturerar både för nedlagd tid och för kundens annonseringskostnader. För en månad skall du vidarefakturera en annonseringskostnader från Google Ads som du betalat 20 000 kr för. Det är ingen moms på fakturorna från Google eftersom det är ett företag inom EU och så kallad omvänd moms deklareras.
Du debiterar 800 kr per timme och har jobbat 100 timmar. Totalt kommer du då att fakturera 800 kr x 100 + 20 000 kr = 100 000 kr + 25 procent moms. Totalt 125 000 kr. Att du inte betalade någon moms för fakturan från Google påverkar alltså inte momsen på den vidarefakturerade kostnaden.
Sammanfattning
Det viktigaste att ta med dig gällande utlägg och vidarefakturering är att det är viktigt att hålla koll på vem det är som är betalningsansvarig för kostnaden. Det är den som är betalningsansvarig som kan göra avdrag för kostnaden och momsen som är på underlaget. Så om du privat är fakturamottagare för en kostnad så är det du som är betalningsansvarig, och då är det ingen utlägg och du får inte göra avdrag för det i ditt företag. Om ditt företag står som fakturamottagare men det är din kund som skall stå för kostnad, då är det inte ett utlägg utan en kostnad som ditt företag skall vidarefakturera till din kund.