Hoppa till innehåll 
Bokföringsrutiner för småföretag
Introduktion till bokföringsrutiner
Fysiska underlag
Det bästa tipset vi har för fysiska underlag är att bara ha dem på en bestämd plats. Vilken plats det är beror helt på din verksamhet. Om du har ett skrivbord på arbetsplatsen så ha en mapp eller tidskriftssamlare som du lägger fakturor du betalat i direkt efter att du har betalat dem, och som du lägger kvitton i så snart du kommer till arbetsplatsen. Försök att inte ha kvitton utspridda i bilen, byrålådan, datorväskan och på kylskåpet. Om du inte har ett skrivbord så bestäm en annan plats där du alltid lägger underlagen. Alla sidor på fakturorna behövs, inte bara den första. Alla kvitton som hör till kreditkortsfaktura måste finnas med. Gå igenom fakturan och se till att alla kvitton finns innan ni ger underlagen till den som sköter bokföringen. Vid skanning så skanna kreditkortsfakturan först och sedan alla tillhörande kvitton. Om kvitto är på annat språk än svenska eller engelska så skriv på kvittot vad inköpet avser. Vid utlägg så skriv namn på person samt gärna summa i SEK vid utländsk valuta. Ange projektnummer vid projektredovisning.
Digitala underlag
Digitala underlag är oftast den största utmaningen i jobbet att samla in och organisera bokföringsunderlagen. Våra tips är följande:
- Hantera digitala underlag på en gång. När du beställer någonting på nätet så kommer oftast ett mejl med digitalt kvitto så snart du lagt beställningen. Vi föreslår att ha som vana att vänta på detta mejl och hantera det på en gång. Antingen skicka det vidare direkt till bokföringssystemet, eller spara ner det i en mapp på din dator ifall du har allting samlat. Ibland kommer ett mejl med orderbekräftelse, och ett annat med kvitto. Det är kvittot som är bokföringsunderlaget.
- Gör en checklista för alla återkommande digitala underlag som inte kommer från nya beställningar. T.ex. Prenumerationer från Google, Facebook eller Adobe. När månaden eller kvartalet är slut så går du igenom checklistan och laddar ner mejlkvitton eller kvitton från online-portalerna för de berörda leverantörerna.
Saknade underlag
Oavsett hur noggrann du är så händer det att bokföringsunderlag försvinner. Saknar du en leverantörsfaktura kan du ringa leverantören och be att de mejlar en kopia. Saknar du ett digitalt underlag så går det sannolikt att hitta om du letar noga i din mejllåda. Har du råkat ta bort ett mejl med ett kvitto så kan det finnas att ladda ner på leverantörens hemsida ifall du har ett konto där. Är det en svensk leverantör kan du eventuellt ringa och be om en kopia. Fysiska kvitton kan vara svåra att få fram om du tappat bort dem. Om det är större belopp och du eventuellt uppgett namn för att registrera sig för garanti på köpet så kan du i vissa fall få fram en kvittokopia ifall du kontaktar butiken. Alla sidor för fakturorna behövs till bokföringen, inte bara den första.
Om du trots ansträngning inte lyckas få fram ett underlag så måste transaktionen ändå bokföras på något sätt. Om det handlar om mindre belopp och ett mindre antal kvitton, och om det är tydligt vad det handlar om för slags kostnad så kan Skatteverket vid granskning eventuellt medge avdrag även om underlaget saknas. Det är mer sannolikt att avdrag för inköp från SJ på 254 kr medges utan kvitto, än om det saknas ett från Systembolaget på 4567 kr. Du som företagare måste bestämma om saknat kvitto skall bokföras som kostnad utan underlag eller om det skall dras från din lön. Moms bör aldrig dras av om underlag saknas.
För att den som sköter bokföringen skall kunna hjälpa till att identifiera saknade underlag så rekommenderar vi att göra alla inköp direkt via företagets bankkonto eller betalkort. På så vis kan man se på kontoutdraget från företagskontot om det är kvitton som försvunnit. Kvitton för egna utlägg är väldigt svåra att upptäcka om de saknas, då det inte finns något att stämma av dem mot.