Hoppa till innehåll 
Att samarbeta med rätt redovisningsbyrå är viktigt för ditt företags ekonomiska hälsa och framgång. Om din nuvarande byrå inte lever upp till dina förväntningar kan det vara dags att överväga att byta. Men hur går man tillväga, och vad bör man tänka på? I denna guide går vi igenom varför och hur du bör byta redovisningsbyrå, och ger dig en steg-för-steg plan för att göra bytet så smidigt som möjligt.
Vanliga skäl att byta redovisningsbyrå
Det finns flera anledningar till varför ett byte av redovisningsbyrå kan vara aktuellt:
- Kostnader: Om kostnaderna är höga utan motsvarande värde, eller om det råder brist på transparens i prissättningen, kan det vara värt att se sig om efter en bättre lösning. Det finns många redovisningsbyråer som är är väldigt dyra antingen på grund av komptensbrist i bemanningen av uppdraget, eller av att byrån inte hängt med i den tekniska utvecklingen.
- Kvalitetsproblem: Om du upplever att det förekommer många väsentliga fel i redovisningen eller att byrån inte är noggrann med viktiga detaljer, kan det vara en signal om att du behöver en ny partner. Samma sak om din byrå inte klarar av att lämna in deklarationer till Skatteverket i tid.
- Bristande kommunikation och tillgänglighet: Om det är svårt att nå din redovisningskonsult eller om svarstiderna alltid är långsamma, kan detta påverka din verksamhet negativt. Om din kontaktperson ofta inte kan förklara saker på ett sätt som du förstår även om du säger att du inte förstår, kan det även vara ett tecken på kunskapsluckor.
- Tillväxt och förändring: När ditt företag växer kan du behöva mer specialiserad hjälp som din nuvarande byrå inte kan erbjuda. När ditt företag växer blir det ännu viktigare med digitalisering och automatisering, så om din nyvarande byrå inte kan hjälpa till med det är det ett starkt skäl till att hitta en mer modern digital redovisningsbyrå.
Hur byter man redovisningsbyrå?
Att byta redovisningsbyrå behöver inte vara komplicerat om du har en tydlig plan. Här är de steg du bör följa:
-
Förberedelser inför bytet
- Utvärdera dina behov: Identifiera vad som inte fungerar med din nuvarande byrå och vad du behöver från en ny.
- Samla dokumentation och information: Se till att din bokföring är uppdaterad och organiserad, så att du kan visa upp den för andra potentiella redovisningsbyråer.
- Informera nuvarande byrå om uppsägning: Granska ditt avtal för uppsägningsvillkor så att du vet när du tidigast kan byta byrå. Beroende på din relation med din nuvarande byrå kan du överväga hur tidigt du vill informera om att du planerar att byta. Kanske förbättras även din service om du delar med dig av vad du tycker.
-
Att välja ny redovisningsbyrå
- Sök efter potentiella redovisningsbyråer: Gör en lista över potentiella byråer baserat på rekommendationer och research. Vilka byråer verkar bäst matcha dina behov?
- Inhämta och jämföra offerter: Be om detaljerade offerter från flera byråer och jämför kostnader, tjänster och villkor. Tidigare var det vanligt med timarvode för redovisningstjänster, men det börjar bli allt vanligare med fasta priser. Om du jämför fasta priser så var noga med att även jämföra vad som ingår. Att jämföra timarvoden är väldigt svårt, då hur tidseffektivt en redovisningskonsult eller byrå jobbar kan variera väldigt mycket.
- Kontrollera referenser och omdömen: Be eventuellt om referenser från tidigare kunder och läs kundomdömen online. Kolla i någon databas över företag hur länge byrån har funnits och hur många som jobbar där. Att jobba med en nystartad byrå kan vara mer riskfyllt än en mer etablerad byrå, då det finns en risk att rutinerna inte är på plats eller att byråledningen saknar erfarenhet.
- Välj den nya redovisningsbyrån: Välj den byrå som du upplever bäst uppfyller dina behov. Innan du bestämmer dig så fråga hur byrån planerar att bemanna ditt uppdrag. Många lite större byråer har tyvärr ovanan att bemanna uppdrag för mindre företag med juniorkonsulter, vilket inte alltid fungerar bra beroende på vilket stöd den personen får. Vi rekommenderar starkt att aldrig gå med på att betala enligt timdebitering om du inte vet att konsulten som sköter ditt uppdrag har lång erfarenhet.
-
Övergångsprocessen
- Samarbeta med både nuvarande och nya redovisningsbyrån: Planera en samordnad övergång och säkerställ att all data och dokumentation överförs korrekt. Det är av yttersta vikt att det inte försvinner data och dokumentation från tidigare år, då du som företagare är skyldig att säkert arkivera din bokföring i minst sju år. Om bokföringen ligger i molntjänst som inte kommer att användas längre måste du kontrollera hur lagringen sker.
- Sätt upp uppstartsmöte med den nya byrån: Gå igenom företagets behov och förväntningar med den nya byrån. Gå igenom vilka rutiner som gäller och fråga vad du behöver göra för att allting skall fungera så smidigt som möjligt.
Fördelar med att byta redovisningsbyrå
Att byta till en ny redovisningsbyrå kan ge många fördelar:
- Kostnadseffektivitet: Genom att jämföra kostnader och tjänster kan du hitta en byrå som erbjuder bättre värde och är bättre anpassad till din budget. En modern digitaliserad byrå kan ofta erbjuda bättre priser än en byrå av med gammalt snitt.
- Förbättrad service och kvalitet: Du kan få bättre kommunikation, högre noggrannhet och mer relevant rådgivning. Om detta inte fungerat bra tidigare så kan ett byte ge ditt företag ett stort lyft.
Vanliga frågor om att byta redovisningsbyrå
- Hur lång tid tar det att byta redovisningsbyrå? Tidsramen kan variera beroende på företagets komplexitet, men en välplanerad övergång kan vanligtvis genomföras inom några veckor. För ett mindre företag kan överlämningen ofta avklaras med några knapptryckningar.
- Vad händer med den gamla redovisningen? Den nya byrån kommer att hantera överföringen av all tidigare redovisningsdata och dokument, så att inget går förlorat. Det är dock du som företagare som är ansvarig för att all data skall finnas tillgänglig, så var noga med att kontrollera att all data finns kvar.
Få hjälp av Lilla Ekonomibyrån
Om du funderar på att byta redovisningsbyrå, kontakta gärna oss på Lilla Ekonomibyrån för rådgivning och stöd. Vi hjälper dig att göra övergången smidig och säkerställer att du får den bästa möjliga ekonomiska servicen. Du kan alltid börja med att be oss om en offert, så kan du jämföra med din gamla byrå och se hur mycket pengar du kan spara av att byta. Du kan läsa några exempel på var det kan kosta för olika slags företag på vår sida om priser och arvoden.